MBO

“ Pengertian MBO

Suatu pendekatan pada perencanaan yang melibatkan para manajer dan bawahan secara bersama-sama menentukan tujuan khusus dan secara berkala dievaluasi untuk mencapai kemajuan kearah pencapaian tujuan.

“ Sistem MBO Formal

Unsur-unsur umum yang selalu ada dalam berbagai sistem MBO yang efektif :

1.      Komitmen pada program. Mensyaratkan komitmen para manajer di setiap tingkatan para manajer di setiap tingkatan organisasi terhadap pencapaian tujuan-tujuan pribadi dan organisasi, serta proses MBO.

2.      Penetapan tujuan manajemen puncak. Program-program perencanaan efektif biasanya dimulai dengan para manajer puncak, yang menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota organisasi lainnya.

3.      Tujuan-tujuan perseorangan. Dalam suatu program MBO efektif, setiap manajer dan bawahan merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.

4.      Partisipasi. Derajat partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan dapat sangat bervariasi. Pada satu sisi ekstrim, bawahan mungkin berpartisipasi hanya dengan kehadirannya ketika tujuan ditetapkan oleh manajemen. Pada sisi ekstrim lain, bawahan mungkin sangat bebas untuk menetapkan tujuan mereka sendiri dan metoda pencapaiannya.

5.      Otonomi dalam implementasi rencana. Setelah tujuan ditetapkan dan disetuju, individu mempunyai keleluasaan dalam pemilihan peralatan untuk pencapaian tujuan.

6.      Peninjauan kembali prestasi. Manajer dan bawahan secara periodic bertemu untuk meninjau kembali kemajuan terhadap tujuan.

“ Kekuatan dan Kelemahan MBO

Dalam suatu survey terhadap para manajer, Tosi dan Carroll mengemukakan kebaikan-kebaikan berbagai program MBO, yang dapat diperinci sebagai berikut :

-          Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

-          Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.

-          Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan

-          Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.

-          Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.

Ada dua kategori-kategori kelemahan-kelemahan khas untuk organisasi yang mempunyai program-program MBO formal :

1.      Kelemahan-kelemahan yang melekat (inherent) pada proses MBO. Ini mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta biasanya meningkatkan banyaknya kertas kerja.

2.      Kelemahan-kelemahan seharusnya tidak ada tetapi sering dijumpai dalam pengembangan dan implementasi program-program MBO.

“ Beberapa masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

1.      Gaya dan dukungan manajemen. Bila para manajer puncak lebih suka pendekatan otoritas yang kuat dan pembuatan keputusan yang disentralisasi, mereka akan memerlukan pendidikan dan latihan kembali sebelum mereka dapat menetapkan program MBO.

2.      Penyesuaian dan perubahan. MBO mungkin memerlukan banyak perubahan dalam struktur organisasi, pola wewenang, dan prosedur pengawasan.

3.      Keterampilan-keterampilan antar pribadi. Proses penetapan tujuan dan peninjauan kembali manajer – bawahan memerlukan suatu tingkat keterampilan tinggi dalam hubungan-hubungan antar pribadi.

4.      Deskripsi jabatan. Penyusunan suatu daftar khusus tujuan dan tanggung jawab perseorangan adalah sulit dan memakan waktu.

5.      Penetapan dan pengkoordinasian tujuan. Penetapan tujuan yang menantang, sekaligus realistic, sering merupakan sumber kebingungan manajer.

6.      Pengawasan metoda pencapaian tujuan. Manajer dapat mengalami frustasi apabila usahanya untuk mencapai tujuan tergantung pada pencapaian bagian lain dalam organisasi.

7.      Konflik antara kreativitas dan MBO. Mengikatkan evaluasi prestasi, promosi dan kompensasi pencapaian tujuan mungkin berlawanan dengan tujuan produktivitas bila hal itu cenderung tidak mendorong inovasi.

“ Membuat MBO Efektif

MBO seharusnya tidak dipandang sebagai “obat mujarab”bagi berbagai kebutuhan-kebutuhan perencanaan, motivasi, evaluasi dan pengawasan suatu organisasi. Karena banyak manajer akan menghadapi berbagai macam program penetapan tujuan dalam organisasi, penting diperhatikan unsur-unsur yang diperlukan bagi efektivitas MBO :

-          Mendidik dan melatih manajer. Agar MBO sukses, manajer harus memahaminya dan mempunyai keterampilan yang sesuai. Mereka harus dididk tentang prosedur dan kebaikan-kebaikan sistem serta keterampilan-keterampilan yang diperlukan.

-          Merumuskan tujuan secara jelas. Manajer dan bawahan harus dipuaskan bahwa tujuan adalah realistic dan mudah dipahami, serta akan digunakan untuk mengevaluasi prestasi.

-          Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu. Penerimaan dan antusiasme mula-mula para karyawan terhadap program MBO mungkin hilang dengan cepat kecuali manajemen puncak melakukan usaha-usaha bersama untuk menjadi sistem tetap hidup dan berfungsi sepenuhnya.

-          Membuat umpan balik efektif. Sistem MBO tergantung pada para partisipan yang mengetahui posisi mereka dalam hubungannya dengan tujuan-tujuan.

Mendorong partisipasi. Manajer harus menyadari bahwa partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan bersama dapat mengandung implikasi pengalokasian kembali kekuasaan